Госконтроль: введение электронных документов сделало роль Национального архива неясной
После начала широкого использования электронных документов в обиходе и системе госуправления стала неясна роль Национального архива — к такому выводу в ходе ревизии пришёл Госконтроль.
Ревизия была посвящена оценке отрасли электронного документооборота и хранению электронных документов на территории Латвии.
В частности, не ясно, какие именно данные, сохранённые в государственных информационных системах формируются в виде электронных документов и должны передаваться в архив.
«В результате, в Национальном архиве хранятся данные лишь из двух государственных информационных систем – Центрального управления статистики и Системы получения и утраты гражданства. Все остальные электронные документы хранятся в самих учреждениях. Национальный архив уже отметил, что ещё 106 информационных систем государства содержат данные, которые обладают архивной ценностью», - указал Госконтроль. Таким образом, в будущем госархив может утратить функцию сохранения электронных документов.
На протяжении последних трёх лет электронные документы, сохраняемые в архиве, составляют всего 0,27% от общего объёма документов. В основном они содержат информацию о ликвидируемых учреждениях. Этому в значительной мере способствует тот факт, что 49% учреждений до сих пор используют бумажные документы. Госконтроль сообщил, что если оборот электронных документов увеличится всего на 1%, в результате это позволило бы сэкономить до 113 000 евро.
Кроме того, контрольное учреждение пришло к выводу, что переход на электронный документооборот по-прежнему представляет собой существенную проблему. «Анализируя вопросы хранения электронных документов, ревизоры также установили, что у равнозначных документов бывают разные скоки хранения. К примеру, описания должностей сотрудников в Кекавском самоуправлении оказались более ценными и хранятся дольше, чем описания должностей сотрудников Верховного суда», - отметили в Госкеонтроле.
В то же время, существенные ресурсы тратятся на сохранение данных, не обладающих архивной ценностью.
